Микропланирование: как быстро и эффективно навести порядок в делах?

Тайм-менеджмент — это жизненно важный для современного человека навык. Однако работа над ним требует усилий. «Дождаться последней минуты, чтобы затем за день выполнить недельный объём работы» — подход, знакомый большинству людей.

Без необходимых навыков тайм-менеджмента привнести порядок в окружающий хаос может быть очень сложно. Если вы хотите разобраться со своим списком дел и достичь желаемых целей, возможно, вам стоит попробовать микропланирование.

Что такое микропланирование?

Микропланирование — это метод планирования, при котором вы разбиваете день на небольшие блоки по 15 минут. Это задает темп вашему дню, позволяя шаг за шагом выполнять поставленные задачи. Многим людям этот метод помогает эффективно бороться с прокрастинацией, так как гораздо легче найти мотивацию для выполнения всего одного шага, занимающего 10-15 минут. Справившись даже с одной микрозадачей, вы видите определенный прогресс, что служит мотивацией для дальнейшей работы.

У этой системы есть и свои недостатки. Во-первых, она требует детального планирования, которое занимает больше времени, чем постановка всего нескольких больших задач. Во-вторых, работа блоками по 15 минут подходит не для всех целей. В некоторых ситуациях это, наоборот, может выбивать из колеи, нарушая состояние потока, например, когда вы полностью погрузились в работу, а сигнал таймера приводит к потере концентрации.

Если научиться правильно пользоваться этим инструментом тайм-менеджмента, адаптируя его под конкретные задачи и извлекая из него максимальную для себя пользу, он способен стать тем фактором, который изменит вашу жизнь к лучшему.

1. Выделяйте отдельное время для планирования

Разбиение больших задач на блоки и их распределение в течение дня требует времени. Ошибка, которую допускают многие, — считают, что само планирование не должно быть внесено в расписание. Чтобы микропланирование работало, ежедневно необходимо выделять 15-20 минут на пересмотр своих планов, анализ прогресса и определение задач, которые нужно выполнить следующими.

Один блок необязательно должен длиться 15 минут. Выберите то время, которое подходит лично вам, например, это может быть 20 минут или полчаса. Реалистично оценивайте свои возможности. Если вы привыкли работать в медленном темпе, тогда блоки должны быть длиннее. Другие же люди испытывают прилив мотивации, когда заканчивают задачу быстрее установленного срока. Поэтому важно учитывать индивидуальные особенности.

2. Планируйте на 4 дня вперед

Одно из преимуществ микропланирования в том, что оно позволяет сосредоточиться на текущем моменте и осознаннее подходить к тому, чем вы занимаетесь в течение дня. Обычные списки задач могут приводить к потере мотивации, так как задачи в них кажутся слишком большими и непосильными. Просматривая такой список, вы видите весь тот объем работы, с которым нужно справиться в ближайшие недели или месяцы.

Если же планировать всего на 4 дня вперед, это может снизить уровень стресса. Когда вы двигаетесь вперед постепенно, выполняя лишь одну небольшую задачу за раз, даже большие цели начинают казаться вполне достижимыми. Да, у вас должны быть какие-то долгосрочные ориентиры, чтобы знать в каком направлении стоит двигаться. Но пересматривать такие долгосрочные планы стоит раз в несколько месяцев или раз в полгода. В остальное же время лучше сосредоточиться на том, что вам нужно делать прямо здесь и сейчас.

3. Устанавливая дедлайны, давайте себе больше времени, чем нужно на выполнение задачи

Один из самых сложных аспектов микропланирования — трезво оценить, сколько времени нужно на выполнение каждой микрозадачи. Даже если вам кажется, что все должно пройти гладко, жизнь может считать иначе. Например, вы планируете потратить на задачу 15 минут, но в процессе ее выполнения находите проблему, требующую гораздо больше времени и ресурсов.

Чтобы не терять мотивацию, когда задача занимает больше времени, чем запланировано, стоит следовать одному из следующих вариантов. Заранее выделите в расписании блоки, предназначенные для «наверстывания упущенного», увеличьте длительность одного блока с 15 до 30 минут или же просто продолжайте работать после сигнала таймера, пока полностью не справитесь с задачей. Давая себе больше времени на выполнение задачи, вы снижаете уровень стресса. Например, если дедлайн запланирован на четверг, распланируйте микрозадачи таким образом, чтобы выполнить всю необходимую работу уже во вторник.

4. Будьте готовы к непредвиденным обстоятельствам

Достаточно всего одного непредвиденного события, чтобы полностью разрушить планы на день. Так как некоторые обстоятельства не зависят от вас, важно научиться спокойнее относиться к изменениям в планах. Утреннее планирование микрозадач и разбиение дня на небольшие блоки — то, что может помочь вовремя скорректировать цели, нивелируя негативный эффект, вызванный непредвиденными событиями.

5. Оставляйте в расписании пустые места

Да, это идет вразрез со всей теорией микропланирования, так как ваш день должен быть разбит на блоки. Но любая система тайм-менеджмента создана для того, чтобы помогать людям быть продуктивнее. Если она не подходит вам полностью, просто адаптируйте ее под себя. Например, многие люди испытывают излишнее давление, когда их день расписан по минутам. Если они не успевают справиться с задачей вовремя, то теряют мотивацию и в итоге делают гораздо меньше, чем могли бы.

Чтобы такого не происходило, в своем расписании стоит оставлять пустые блоки. Их можно использовать для задач, с которыми вы не успели справиться вовремя, или же просто для отдыха и восстановления сил.

6. Используйте микропланирование так, как вам удобно

Каждый вид деятельности обладает своими особенностями. Подход, работающий для одних задач, может быть неэффективным для других. Если у вас уже есть система планирования, которая в целом неплохо работает, но не подходит лишь для нескольких отдельных задач, тогда используйте микропланирование исключительно для них. Например, вы хотите освоить новый навык, но не можете найти время и мотивацию. Попробуйте применить метод микрозадач, возможно, именно он поможет вам добиться желаемой цели.

Помните, лучшая система тайм-менеджмента — это та, которая идеально подходит именно вам.