Управление временем
Управление временем.
Современный специалист — менеджер, врач, педагог и др., — чтобы добиться успеха, должен научиться рационально использовать время, свой стратегический ресурс.
И хотя время является единственным невосполнимым ресурсом, существует реальная возможность управления временем, реальная возможность самореализации человека в жизни и в профессии. И вопрос о том, как рациональнее использовать время, чтобы добиться успеха без рабочих перегрузок, без ущерба делу и своему здоровью, стоит в настоящее время достаточно остро.
Существует множество способов управления временем, психологами и менеджерами разработаны многочисленные правила, однако главное условие успешности их применения в реальной жизни — умение человека управлять собой, окружающими обстоятельствами.
Закон времени как стратегического ресурса представлен специалистами так [Калинин, 2006]:
ВРЕМЯ РАБОТЫ = ЦЕЛЬ*(СПОСОБ РАБОТЫ + ЭНЕРГИЯ) — ПОМЕХИ
Оптимизировать время работы можно с помощью ТМ — технологических манипуляций с одним из четырех компонентов формулы: целью работы, энергией, способом, помехами. Наиболее эффективен комплексный подход к решению проблемы: работа сразу с несколькими компонентами. Однако главный секрет управления временем — четкая постановка цели.
Цель является одним из основных элементов любого вида деятельности: для того чтобы принять решение, выбрать средства, произвести действия, адекватные конкретной сфере деятельности и конкретному времени, необходимо иметь представление о конечном результате труда.
Кроме четкой формулировки цели, необходимо выстроить такой алгоритм достижения поставленной цели, который в максимальной степени будет способствовать получению результата и соответствовать и особенностям сферы деятельности, конкретной ситуации, и особенностям самого человека. Такой алгоритм, составленный с целью оптимального распределения времени, может включать список действий, направленных на получение результата, средства и способы достижения заявленной цели. Работа по четко составленному алгоритму поможет избежать штурмовщины, действовать в щадящем режиме, сохранить энергию и здоровье. Одним из условий эффективного использования алгоритма является его индивидуальность: учет особенностей составляющего алгоритм человека и учет конкретной ситуации. Желательно составить индивидуальный график работоспособности, следование которому поможет человеку более рационально расходовать свой энергетический ресурс и вовремя пополнять его.
Таким образом, усилия, направленные на постановку цели, разработку алгоритма и способов деятельности, использование энергосберегающих технологий, будут способствовать повышению эффективности деятельности специалиста. Однако для оптимизации времени работы необходимо сократить влияние возможных помех, или поглотителей времени, среди которых специалисты выделяют внутренние и внешние помехи [Калинин, 2006].
Внутренние помехи связаны с психологическими проблемами самого человека.
Внешние помехи — с неэффективностью организационной структуры, ее слабым функционированием и с социально-психологическими причинами.
Нечеткая постановка цели является одним из важнейших «поглотителей» времени и возглавляет список факторов, препятствующих потерям времени на рабочем месте.
Помехи (Воры времени):
- нечеткая постановка цели;
- отсутствие приоритета в делах, неумение выбирать главное;
- попытка слишком много сделать за один раз;
- отсутствие ясного представления о предстоящих задачах и путях решения;
- плохое планирование рабочего дня;
- личная неорганизованность («заваленный письменный стол»);
- чрезмерное чтение документов;
- скверная система досье;
- недостаток мотивации (индифферентное равнодушное отношение к работе);
- поиски записей, адресов, телефонных номеров и т. п.;
- недостатки кооперации с другими или разделения труда;
- отрывающие от дел телефонные звонки;
- незапланированные посетители;
- неспособность сказать «нет»;
- неполная, запоздалая информация;
- отсутствие самодисциплины;
- неумение довести дело до конца;
- повышенная отвлекаемость;
- затяжные совещания;
- недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям;
- плохая обратная связь и контроль;
- болтовня на частные и пустые темы;
- излишняя коммуникабельность (общительность);
- чрезмерность деловых записей;
- синдром откладывания дел «на завтра»;
- чрезмерное желание знать все факты;
- длительное ожидание (условленной встречи и т. п.);
- спешка, нетерпение;
- слишком редкое делегирование (перепоручение) дел подчиненным;
- недостаточный контроль над перепорученными делами.
Для становления компетентности во времени необходимо перейти от поиска виноватых (среди подчиненных, руководства) к конструктивному разделению ответственности.
Конечно, о наличии помех времени знает каждый человек, но далеко не каждый способен противостоять им. Среди причин — временные страхи:
- не успеть что-то сделать;
- оказаться некомпетентным;
- ошибиться в принятии решения;
- быть хуже других;
- потерять работу; потерять свое «Я».
Подобные страхи могут возникнуть в результате реального негативного опыта или как следствие иррациональных суждений, берущих начало из раннего детства. Для преодоления страхов можно использовать самоанализ, ревизию имеющихся ресурсов, делегирование части полномочий, помощь наставника и «группы поддержки», творческий подход к решению проблемы и многое другое.
Чаще всего человек способен сам проанализировать причины своего иррационального отношения ко времени, выявить страх.
Для топ-менеджеров характерны страхи утраты контроля и потери своего статуса. Это вызывает защитное поведение, стремление раздувать штат менеджеров, контролирующих друг друга, проводить множество совещаний.
Менеджеров среднего и нижнего звена часто посещает страх неопределенности стоящих перед ним задач, сроков, ответственности.
По мнению Джулии Моргенстерн [2002], секрет управления временем очень прост: «Сначала запланируй, что сделать, затем сделай, что запланировано».
Для реализации этого совета она предлагает алгоритм norD:
N — напиши ВСЕ, что надо сделать (например, пять звонков, три визита — все нужно расписать подробно);
О — оцени временные рамки на каждую составляющую (время на каждый звонок, визит), затем суммируй;
R — реши, что реально возможно сделать (может, на все надо времени в два раза больше);
D — действуй, не откладывая.
Для того чтобы выстроить действительно реалистичный план, Д. Моргенстерн предлагает воспользоваться формулой 4 «D»: Delete — отменить то, без чего можно обойтись; Delay — отложить на время (лучше — на определенное); Delegate — поручить кому-либо;
Diminish — сократить (прочитать не всю книгу, а только необходимую часть).
Таким образом, каждый человек, ставя перед собой цель, планируя свою деятельность, должен провести определенную аналитическую работу, оценить степень необходимости изменений, связанных с управлением временем, принять ряд решений о характере этих изменений, выбрать основные направления, конкретные приемы и методы стресс-менеджмента.
О том, что у человека появились проблемы управления временем, могут свидетельствовать симптомы, на появление которых необходимо быстро отреагировать: переутомление, суета, «авральный» стиль работы, необходимость регулярно брать работу домой и др.
Специалисты [Калинин, 2006] выявили ряд факторов, провоцирующих проблемы управления временем:
- индивидуальные особенности: личная неорганизованность, слабая мотивация к труду, недостаток воли, неуверенность в себе, боязнь ответственности, отсутствие приоритетов в делах, попытка решить все вопросы сразу, недостаток профессионализма;
- межличностные взаимодействия: ориентация на развитие отношений в ущерб делу, на соревнование, недостаток руководства, недостаток информации;
- организационно-структурные проблемы: недостатки планирования, нечеткость, противоречивость указаний, недостаток полномочий, аритмия производства, проблемы контроля (недостаточный, неуместный, тотальный), недостаток технического обеспечения и др.
Проблема оптимизации использования времени всегда была и остается одной из актуальнейших проблем. В 1921 году Алексей Капитонович Гастев, видный общественный деятель, ученый, основатель Центрального института труда (ЦИТ), опубликовал книгу «Как надо работать», которая содержит советы, актуальные и в настоящее время. Памятка А. К. Гастева «Как надо работать» была вывешена в приемной Совнаркома. Она приводится в Приложении 1.
Многочисленные рекомендации менеджерам, руководителям, врачам, юристам и другим категориям специалистов содержатся в книгах, включаются в работу тренингов. Однако зачастую предлагаемые способы управления временем, логичные и четкие, правильные и нужные, почему-то не подходят в конкретной ситуации конкретному человеку, решившему воспользоваться рекомендациями специалистов.
Каждый человек для достижения компетентности во времени (умения реализовывать задуманные им дела в заранее установленные сроки) должен создать собственную систему управлению временем, которая подходит именно для него, и придерживаться ее.
Индивидуализация процесса управления временем.
Для того чтобы индивидуализировать процесс управления временем, необходимо, чтобы каждый человек, понимая смысл и владея техниками этого процесса, выявил собственные ресурсы, потребности, приоритеты. Только интеграция общих закономерностей и частных особенностей человека позволит выстроить оптимальную для него систему управления временем. Д. Моргенстерн предлагает примерную схему выявления сильных и слабых сторон планирования времени, формирования собственных стратегий успешности. Автор, используя метафору «Гардероб», сравнивай беспорядок в гардеробе с проблемой управления временем, выявляет схожие ошибки:
- Гардероб: мы зачастую завешиваем, заставляем ненужными, случайными вещами то, что действительно является необходимым, и нужные вещи потом отыскиваем с трудом, а иногда они на долгое время теряются из нашего поля зрения.
Управление временем: хватаясь за мелкие, сиюминутные дела, мы отодвигаем выполнение тех дел, которые действительно нужно сделать.
- Гардероб: иногда мы пытаемся разместить вещей больше, чем он может вместить в себя, то есть реального места гораздо меньше, чем вещей.
Управление временем: в наш план мы стараемся вставить все, что, на наш взгляд, мы должны сделать, не учитывая реальных ресурсов (временных возможностей, физических сил).
- Гардероб: если необходимо в ситуации спешки разместить несколько новых вещей, мы вставляем их во все свободные места. И если долго не проводим ревизию гардероба, то через некоторое время не можем найти самого необходимого. И для того чтобы найти один небольшой предмет, нам приходится выгружать из шкафа ВСЕ вещи, запихивая их вслед за этим второпях обратно.
Управление временем: вставляя в наш план непредвиденные мероприятия, мы вносим беспорядок в свою жизнь, «комкая» другие Дела, не даем возможности отдохнуть, что может стать причиной эмоционального выгорания.
Д. Моргенстерн выделяет три уровня проблем управления временем.
1. Технический уровень: проблемы оптимизации процесса управления временем.
- Человек выделяет время на выполнение того или иного дела без учета собственного графика работоспособности и внешних обстоятельств. Например, для написания отчета выделяется два утренних часа, когда много срочных звонков, непредвиденных посещений сотрудников, клиентов. В результате отчет не может быть написан вовремя, общение оказалось неэффективным, а количество неотработанных дел, отложенных в долгий ящик, растет. Или текст выступления на конференции руководитель готовит в ночные часы, когда, несмотря на тишину и отсутствие звонков, ему («жаворонку») трудно сосредоточиться.
- Расчеты временных затрат указаны неверно, без учета реальности. Например, сотрудник, планируя мероприятия, указывает приблизительные отрезки времени на каждое из них, однако к вечеру очевиден сбой плана.
Рекомендации: ежедневный хронометраж: выделить пять дел, указать, сколько времени необходимо на каждое из них. По окончании — вписать реальное время.
Название мероприятия | Предполагаемое время выполнения | Реальное время выполнения |
- Стремление выполнить все необходимое самому, в результате чего день оказывается перегружен делами, которые другой человек сделал бы быстрее и качественнее.
- Планирование слишком большого количества дел. Оптимальное количество ежедневных задач — 5±2.
Экстернальный уровень.
- Жалобы на слишком большую загруженность на работе. В этом случае необходимо проанализировать, что действительно нужно сделать самому, что можно перепоручить другому, а от какого из дел отказаться вовсе.
- Большое количество отвлекающих визитов, звонков. Составление четкого графика работы, оповещение сотрудников о часах приема, обретение навыков конструктивного отказа — все это поможет ликвидировать трудности управления временем на данном уровне.
- Неорганизованность других людей. Строгое подчинение графику работы, отказ принимать клиентов во внеурочное время, строгая регламентация посторонних и рабочих контактов — путь к преодолению данной проблемы
«Начни с себя» — очень своевременный и актуальный лозунг для людей, находящих причины собственной неорганизованности в поведении других людей.
Психологический уровень.
- Страх поражения. Рецептом в этом случае может служить работа с иррациональными суждениями человека, выработка рекомендаций менеджерам типа А.
- Отсутствие приоритетов также может стать причиной неэффективного использования времени, поэтому специалисту необходимо научиться выделять приоритеты, ранжировать «неотложные» дела.
- Невыгодность для человека планировать время. Иногда, если все перечисленные методы и приемы оказываются неэффективными, можно помочь человеку найти причину, по которой ему действительно невыгодно управлять временем. Среди таких причин могут быть потребность в отдыхе, необходимость сменить работу и др. Несомненно, выявление общих закономерностей управления временем и знание о них может оказать помощь любому специалисту. Однако в реальных конкретном случае способы реализации проблемы могут быть разными.
Каждый человек использует имеющиеся у него ресурсы, решает доступные для него проблемы и адаптируется к внешней ситуации, которую он решить не в состоянии. Ответственность за выбор способа управления временем лежит только на самом человеке!
Приложение 1.
Памятка «Как надо работать».
Составлено по материалам COPYRIGHT 2004 ©
Элитариум -Центр дистанционного образования.
1. Сначала продумай всю работу досконально. | План |
2. Приготовь весь нужный инструмент и приспособления. | Заготовка |
3. Убери с рабочего места все лишнее, удали грязь. | Чистота |
4. Инструмент располагай в строгом порядке. | Порядок |
5. При работе ищи удобного положения тела: наблюдай за своей установкой, по возможности садись; если стоишь, то ноги расставляй, чтобы была экономная опора. | Установка |
6. Не берись за работу круто, входи в работу исподволь. | Вход в работу |
8. Не работай до полной усталости. Делай равномерные отдыхи. | Режим |
11. Работай ровно, работа приступами, сгоряча портит и работу, | Выдержка |
16. Кончил работу и прибери все до последнего гвоздя, а рабочее место вычисти. | Еще раз чистота и порядок |
Управление временем.
Г.Б. Монина, Н.В. Раннала.
Ранее опубликованно: