Управление временем

Современный специалист — менеджер, врач, педагог и др., — чтобы добиться успеха, должен научиться рационально использовать время, свой стратегический ресурс.

И хотя время является единственным невосполнимым ресурсом, существует реальная возможность управления временем, реальная возможность самореализации человека в жизни и в профессии. И вопрос о том, как рациональнее использовать время, чтобы добиться успеха без рабочих перегрузок, без ущерба делу и своему здоровью, стоит в настоящее время достаточно остро.

Существует множество способов управления временем, психологами и менеджерами разработаны многочисленные правила, однако главное условие успешности их применения в реальной жизни — умение человека управлять собой, окружающими обстоятельствами.

Закон времени как стратегического ресурса представлен специалистами так [Калинин, 2006]:

ВРЕМЯ РАБОТЫ = ЦЕЛЬ*(СПОСОБ РАБОТЫ + ЭНЕРГИЯ) — ПОМЕХИ

Оптимизировать время работы можно с помощью ТМ — технологических манипуляций с одним из четырех компонентов формулы: целью работы, энергией, способом, помехами. Наиболее эффективен комплексный подход к решению проблемы: работа сразу с несколькими компонентами. Однако главный секрет управления временем — четкая постановка цели.

Цель является одним из основных элементов любого вида деятельности: для того чтобы принять решение, выбрать средства, произвести действия, адекватные конкретной сфере деятельности и конкретному времени, необходимо иметь представление о конечном результате труда.

Кроме четкой формулировки цели, необходимо выстроить такой алгоритм достижения поставленной цели, который в максимальной степени будет способствовать получению результата и соответствовать и особенностям сферы деятельности, конкретной ситуации, и особенностям самого человека. Такой алгоритм, составленный с целью оптимального распределения времени, может включать список действий, направленных на получение результата, средства и способы достижения заявленной цели. Работа по четко составленному алгоритму поможет избежать штурмовщины, действовать в щадящем режиме, сохранить энергию и здоровье. Одним из условий эффективного использования алгоритма является его индивидуальность: учет особенностей составляющего алгоритм человека и учет конкретной ситуации. Желательно составить индивидуальный график работоспособности, следование которому поможет человеку более рационально расходовать свой энергетический ресурс и вовремя пополнять его.

Таким образом, усилия, направленные на постановку цели, разработку алгоритма и способов деятельности, использование энергосберегающих технологий, будут способствовать повышению эффективности деятельности специалиста. Однако для оптимизации времени работы необходимо сократить влияние возможных помех, или поглотителей времени, среди которых специалисты выделяют внутренние и внешние помехи [Калинин, 2006].

Внутренние помехи связаны с психологическими проблемами самого человека.

Внешние помехи — с неэффективностью организационной структуры, ее слабым функционированием и с социально-психологическими причинами.

Нечеткая постановка цели является одним из важнейших «поглотителей» времени и возглавляет список факторов, препятствующих потерям времени на рабочем месте.

Помехи (Воры времени):

1. нечеткая постановка цели;
2. отсутствие приоритета в делах, неумение выбирать главное;
3. попытка слишком много сделать за один раз;
4. отсутствие ясного представления о предстоящих задачах и путях решения;
5. плохое планирование рабочего дня;
6. личная неорганизованность («заваленный письменный стол»);
7. чрезмерное чтение документов;
8. скверная система досье;
9. недостаток мотивации (индифферентное равнодушное отношение к работе);
10. поиски записей, адресов, телефонных номеров и т. п.;
11. недостатки кооперации с другими или разделения труда;
12. отрывающие от дел телефонные звонки;
13. незапланированные посетители;
14. неспособность сказать «нет»;
15. неполная, запоздалая информация;
16. отсутствие самодисциплины;
17. неумение довести дело до конца;
18. повышенная отвлекаемость;
19. затяжные совещания;
20. недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям;
21. плохая обратная связь и контроль;
22. болтовня на частные и пустые темы;
23. излишняя коммуникабельность (общительность);
24. чрезмерность деловых записей;
25. синдром откладывания дел «на завтра»;
26. чрезмерное желание знать все факты;
27. длительное ожидание (условленной встречи и т. п.);
28. спешка, нетерпение;
29. слишком редкое делегирование (перепоручение) дел подчиненным;
30. недостаточный контроль над перепорученными делами.

Для становления компетентности во времени необходимо перейти от поиска виноватых (среди подчиненных, руководства) к конструктивному разделению ответственности.

Конечно, о наличии помех времени знает каждый человек, но далеко не каждый способен противостоять им. Среди причин — временные страхи:

1. не успеть что-то сделать;
2. оказаться некомпетентным;
3. ошибиться в принятии решения;
4. быть хуже других;
5. потерять работу; потерять свое «Я».

Подобные страхи могут возникнуть в результате реального негативного опыта или как следствие иррациональных суждений, берущих начало из раннего детства. Для преодоления страхов можно использовать самоанализ, ревизию имеющихся ресурсов, делегирование части полномочий, помощь наставника и «группы поддержки», творческий подход к решению проблемы и многое другое.

Чаще всего человек способен сам проанализировать причины своего иррационального отношения ко времени, выявить страх.

Для топ-менеджеров характерны страхи утраты контроля и потери своего статуса. Это вызывает защитное поведение, стремление раздувать штат менеджеров, контролирующих друг друга, проводить множество совещаний.

Менеджеров среднего и нижнего звена часто посещает страх неопределенности стоящих перед ним задач, сроков, ответственности.

По мнению Джулии Моргенстерн [2002], секрет управления временем очень прост: «Сначала запланируй, что сделать, затем сделай, что запланировано».

Для реализации этого совета она предлагает алгоритм norD:
N — напиши ВСЕ, что надо сделать (например, пять звонков, три визита — все нужно расписать подробно);
О — оцени временные рамки на каждую составляющую (время на каждый звонок, визит), затем суммируй;
R — реши, что реально возможно сделать (может, на все надо времени в два раза больше);
D — действуй, не откладывая.

Для того чтобы выстроить действительно реалистичный план, Д. Моргенстерн предлагает воспользоваться формулой 4 «D»: Delete — отменить то, без чего можно обойтись; Delay — отложить на время (лучше — на определенное); Delegate — поручить кому-либо;
Diminish — сократить (прочитать не всю книгу, а только необходимую часть).

Таким образом, каждый человек, ставя перед собой цель, планируя свою деятельность, должен провести определенную аналитическую работу, оценить степень необходимости изменений, связанных с управлением временем, принять ряд решений о характере этих изменений, выбрать основные направления, конкретные приемы и методы стресс-менеджмента.

О том, что у человека появились проблемы управления временем, могут свидетельствовать симптомы, на появление которых необходимо быстро отреагировать: переутомление, суета, «авральный» стиль работы, необходимость регулярно брать работу домой и др.

Специалисты [Калинин, 2006] выявили ряд факторов, провоцирующих проблемы управления временем:

1. индивидуальные особенности: личная неорганизованность, слабая мотивация к труду, недостаток воли, неуверенность в себе, боязнь ответственности, отсутствие приоритетов в делах, попытка решить все вопросы сразу, недостаток профессионализма;
2. межличностные взаимодействия: ориентация на развитие отношений в ущерб делу, на соревнование, недостаток руководства, недостаток информации;
3. организационно-структурные проблемы: недостатки планирования, нечеткость, противоречивость указаний, недостаток полномочий, аритмия производства, проблемы контроля (недостаточный, неуместный, тотальный), недостаток технического обеспечения и др.

Проблема оптимизации использования времени всегда была и остается одной из актуальнейших проблем. В 1921 году Алексей Капитонович Гастев, видный общественный деятель, ученый, основатель Центрального института труда (ЦИТ), опубликовал книгу «Как надо работать», которая содержит советы, актуальные и в настоящее время. Памятка А. К. Гастева «Как надо работать» была вывешена в приемной Совнаркома. Она приводится в Приложении 1.

Многочисленные рекомендации менеджерам, руководителям, врачам, юристам и другим категориям специалистов содержатся в книгах, включаются в работу тренингов. Однако зачастую предлагаемые способы управления временем, логичные и четкие, правильные и нужные, почему-то не подходят в конкретной ситуации конкретному человеку, решившему воспользоваться рекомендациями специалистов.

Каждый человек для достижения компетентности во времени (умения реализовывать задуманные им дела в заранее установленные сроки) должен создать собственную систему управлению временем, которая подходит именно для него, и придерживаться ее.

Индивидуализация процесса управления временем.

Для того чтобы индивидуализировать процесс управления временем, необходимо, чтобы каждый человек, понимая смысл и владея техниками этого процесса, выявил собственные ресурсы, потребности, приоритеты. Только интеграция общих закономерностей и частных особенностей человека позволит выстроить оптимальную для него систему управления временем. Д. Моргенстерн предлагает примерную схему выявления сильных и слабых сторон планирования времени, формирования собственных стратегий успешности. Автор, используя метафору «Гардероб», сравнивай беспорядок в гардеробе с проблемой управления временем, выявляет схожие ошибки:

• Гардероб: мы зачастую завешиваем, заставляем ненужными, случайными вещами то, что действительно является необходимым, и нужные вещи потом отыскиваем с трудом, а иногда они на долгое время теряются из нашего поля зрения.

Управление временем: хватаясь за мелкие, сиюминутные дела, мы отодвигаем выполнение тех дел, которые действительно нужно сделать.

• Гардероб: иногда мы пытаемся разместить вещей больше, чем он может вместить в себя, то есть реального места гораздо меньше, чем вещей.

Управление временем: в наш план мы стараемся вставить все, что, на наш взгляд, мы должны сделать, не учитывая реальных ресурсов (временных возможностей, физических сил).

• Гардероб: если необходимо в ситуации спешки разместить несколько новых вещей, мы вставляем их во все свободные места. И если долго не проводим ревизию гардероба, то через некоторое время не можем найти самого необходимого. И для того чтобы найти один небольшой предмет, нам приходится выгружать из шкафа ВСЕ вещи, запихивая их вслед за этим второпях обратно.

Управление временем: вставляя в наш план непредвиденные мероприятия, мы вносим беспорядок в свою жизнь, «комкая» другие Дела, не даем возможности отдохнуть, что может стать причиной эмоционального выгорания.

Д. Моргенстерн выделяет три уровня проблем управления временем.

1. Технический уровень: проблемы оптимизации процесса управления временем.

1. Человек выделяет время на выполнение того или иного дела без учета собственного графика работоспособности и внешних обстоятельств. Например, для написания отчета выделяется два утренних часа, когда много срочных звонков, непредвиденных посещений сотрудников, клиентов. В результате отчет не может быть написан вовремя, общение оказалось неэффективным, а количество неотработанных дел, отложенных в долгий ящик, растет. Или текст выступления на конференции руководитель готовит в ночные часы, когда, несмотря на тишину и отсутствие звонков, ему («жаворонку») трудно сосредоточиться.
2. Расчеты временных затрат указаны неверно, без учета реальности. Например, сотрудник, планируя мероприятия, указывает приблизительные отрезки времени на каждое из них, однако к вечеру очевиден сбой плана.

Рекомендации: ежедневный хронометраж: выделить пять дел, указать, сколько времени необходимо на каждое из них. По окончании — вписать реальное время.

Название мероприятия	Предполагаемое время выполнения	Реальное время выполнения

3. Стремление выполнить все необходимое самому, в результате чего день оказывается перегружен делами, которые другой человек сделал бы быстрее и качественнее.
4. Планирование слишком большого количества дел. Оптимальное количество ежедневных задач — 5±2.

Экстернальный уровень.

1. Жалобы на слишком большую загруженность на работе. В этом случае необходимо проанализировать, что действительно нужно сделать самому, что можно перепоручить другому, а от какого из дел отказаться вовсе.
2. Большое количество отвлекающих визитов, звонков. Составление четкого графика работы, оповещение сотрудников о часах приема, обретение навыков конструктивного отказа — все это поможет ликвидировать трудности управления временем на данном уровне.
3. Неорганизованность других людей. Строгое подчинение графику работы, отказ принимать клиентов во внеурочное время, строгая регламентация посторонних и рабочих контактов — путь к преодолению данной проблемы

«Начни с себя» — очень своевременный и актуальный лозунг для людей, находящих причины собственной неорганизованности в поведении других людей.

Психологический уровень.

1. Страх поражения. Рецептом в этом случае может служить работа с иррациональными суждениями человека, выработка рекомендаций менеджерам типа А.
2. Отсутствие приоритетов также может стать причиной неэффективного использования времени, поэтому специалисту необходимо научиться выделять приоритеты, ранжировать «неотложные» дела.
3. Невыгодность для человека планировать время. Иногда, если все перечисленные методы и приемы оказываются неэффективными, можно помочь человеку найти причину, по которой ему действительно невыгодно управлять временем. Среди таких причин могут быть потребность в отдыхе, необходимость сменить работу и др. Несомненно, выявление общих закономерностей управления временем и знание о них может оказать помощь любому специалисту. Однако в реальных конкретном случае способы реализации проблемы могут быть разными.

Каждый человек использует имеющиеся у него ресурсы, решает доступные для него проблемы и адаптируется к внешней ситуации, которую он решить не в состоянии. Ответственность за выбор способа управления временем лежит только на самом человеке!

Приложение 1.
Памятка «Как надо работать».
Составлено по материалам COPYRIGHT 2004 ©
Элитариум -Центр дистанционного образования.

1. Сначала продумай всю работу досконально.	План
2. Приготовь весь нужный инструмент и приспособления.	Заготовка
3. Убери с рабочего места все лишнее, удали грязь.	Чистота
4. Инструмент располагай в строгом порядке.	Порядок
5. При работе ищи удобного положения тела: наблюдай за своей установкой, по возможности садись; если стоишь, то ноги расставляй, чтобы была экономная опора.	Установка
6. Не берись за работу круто, входи в работу исподволь. 7. Если надо сильно приналечь, то сначала приладься, испробуй на полсилу, а потом уже берись вовсю.	Вход в работу
8. Не работай до полной усталости. Делай равномерные отдыхи. 9. Во время работы не ешь, не пей, не кури. Делай это в твои рабочие перерывы. 10. Не надо отрываться в работе для другого дела.	Режим
11. Работай ровно, работа приступами, сгоряча портит и работу, и твой характер. 12. Если работа не идет, не волнуйся: надо сделать перерыв, успокоиться и снова за работу. 13. Полезно в случае неудачи работу прервать, навести порядок, прибрать рабочее место, облюбовать его и снова за работу. 14. При удачном выполнении работы не старайся ее показывать, лучше потерпи. 15. В случае полной неудачи — легче смотри на дело, попробуй сдержать себя и снова начать работу.	Выдержка
16. Кончил работу и прибери все до последнего гвоздя, а рабочее место вычисти.	Еще раз чистота и порядок

Ранее опубликованно:

• Синдром эмоционального выгорания.
• Стресс руководителя.
• Профессиональные стрессы.